אחרי כ-20 שנה בעולם ההדרכה החווייתית ו-15 שנה כבעלים של חברה שמפתחת סדנאות חווייתיות בארגונים, חשבתי לחלוק איתכם עשרה כללים שנוגעים לתהליך שחל מרגע הזמנת סדנה עבור קבוצה ועד לסיומה המוצלח, ורלוונטיים גם למנחי סדנה וגם לאלו שמזמינים אותה.

סדנה חווייתית טובה, נניח של חצי יום או יום, היא אמנם אירוע חד פעמי, אבל עם תכנון והנחיה טובים, עשויה להשפיע לטובה על המשתתפים בה לאורך זמן, הן ברמה האישית והן הקבוצתית, ובמקרים מסוימים תשפיע גם על מעגלים רחבים יותר כמו קבוצות אחרות, הארגון כולו, וגם על לקוחות ושלל הממשקים שהקבוצה המשתתפת עובדת איתם.

"נסיון נכתב בדם", כמו שאומרים, וכל כלל ופרט ברשימה נובע מאירועי הדרכה שעשינו עם לקוח, לרוב כמו שצריך, ולפעמים גם לא. חשוב להבין שכל אירוע הדרכה הוא גם הזדמנות ללמידה והתפתחות עבורכם:

1.הגדירו את מטרת הסדנה
לשם מה התכנסנו? נסחו מטרה שאפשר להשיג, אבל אל תסתפקו רק ב"כיף".

2. בררו על הקבוצה
מה עבר עליהם? למה דווקא הנושא הזה ולמה עכשיו? מה מספר המשתתפים? מה חתך הגילאים? אילו תפקידים הם ממלאים? מי המשתתפים הבולטים? מה האוירה והלכי רוח?

3. התאימו את החוויה למשתתפים ולמטרה
האם החוויה שבחרתם מתאימה למטרה שהוגדרה? האם היא יכולה להציף את הדברים הרלבנטיים? האם היא מתאימה למשתתפים? לזמן? לתנאי המקום?

4. סגרו את הפרטים הטכניים
ודאו מה הזמן הכולל לפעילות, זמני ההפסקות, תנאי המרחב והכיבוד. כיבוד תמיד כדאי להשאיר מחוץ למרחב ההדרכה. תאמו מראש איסוף של המכשירים הניידים או השתקה שלהם. צמצמו מראש את הסחות הדעת למינימום.

5. ודאו שבפעילות משתתף מנהל הקבוצה או אדם בעל סמכות
מנהלים או מפקדים אשר משתתפים בסדנה הם הדוגמה האישית הטובה ביותר למשתתפים. כדאי לדבר איתם מראש ולהכין אותם לבאות, לגייס אותם לצרכי ההדרכה ולהתייחס אליהם כאל "בעלי הבית" האמיתיים.

6. חתמו על הסכם עבודה
למען השם, עבדו מסודר. הזמנת עבודה או הסכם אשר כוללים את פרטי ההזמנה, את גובה התשלום ואת מועדו, יכולים לחסוך לשני הצדדים אי הבנות ועבודה כפולה לאחר הפעילות.

7. הבדילו בין חלקי הסדנה השונים
סדנה חווייתית עשויה להכיל פרקים שונים: ידע, חוויה, שיקוף ועיבוד לסביבת העבודה. דאגו להתאים מראש את המינון הנכון לכל חלק והשאירו גמישות לשנות במהלך הסדנה.

8. נהלו שיקוף
פרק השיקוף יכול להיות במהלך החוויה או אחריה, קצר או ארוך. עיקרו הוא השאלה "מה קרה כאן?". בלי שיקוף החוויה עלולה להשאר תלויה באויר או אפילו לא רלבנטית.

9. נהלו עיבוד
ברוב הסדנאות באירגונים זהו בעצם החלק החשוב ביותר, כאן מתמלאת המטרה. חברו את התובנות ואת עיקרי השיקוף לסביבת העבודה והחיים של המשתתפים. בדרך כלל מוטב לעשות את העיבוד כפרק נפרד, רשמי ואחרון בסדנה. אל תסמכו על המשתתפים לעשות את החיבור וליישם אותו בעצמם, הנחו אותם.

10. דאגו להמשך הדרך
סדנאות חד פעמיות, אפילו אם היה בהן תהליך של עיבוד, עלולות להשאיר טעם חיובי של חוויה אבל לא תמיד יותר מזה. לשם כך בחנו האם אפשר לקיים פגישת המשך עם הקבוצה לאחר פרק זמן, עם המנחה או בלעדיו. כך תוכלו להשאיר לקבוצה משימות עליהן אפשר יהיה לדבר במפגש השני. השאירו למשתתפים מודלים, עזרים ומאמרים כדי שיקל עליהם ללמוד עוד ולהעמיק וליישם את מה שעלה בסדנה.

מה אתם חושבים?
הייתם משנים משהו?
מה הייתם מוסיפים?

צרו איתנו קשר אם תרצו לראות את סל הסדנאות והפעילויות שפיתחנו ב"זהר חוויות למידה" לאורך השנים.